Integritetspolicy

Östersjöns författar- och översättarcentrum (org.nr. 834001-6776) (nedan ”ÖFÖC”) värnar om att skydda din personliga integritet. Vi har därför utformat denna integritetspolicy (nedan ”Integritetspolicyn”) som beskriver hur vi samlar in, använder, överför och sparar information, inklusive dina personuppgifter.

Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av ÖFÖC endast används för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst. All behandling av personuppgifter inom ÖFÖC sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Inom EU/EES gäller från maj 2018 dataskyddsförordningen (GDPR). (1)

Vad är en personuppgift?

Med personuppgifter avses namn, personnummer, adress, mejladress, telefonnummer och all övrig information som kan kopplas till dig som enskild individ.

Vad är en behandling?

Med behandling av personuppgifter menas allt som görs med informationen, oavsett om det sker automatiskt eller inte. Exempel på vanliga behandlingar av uppgifter är insamling, registrering, bearbetning, lagring, överföring och radering.

Vid ansökan om vistelsestipendier

För att behandla ditt ärende behöver vi ta del av de handlingar som är aktuella i ditt fall. Handlingarna kan innehålla personuppgifter som:

·         Namn

·         Födelsedatum

·         Kontaktuppgifter

·         CV

·         Publikationer

·         Namn och kontaktuppgifter till referenter

Vår ärendehantering är konfidentiell och alla handlingar behandlas därmed med sekretess. Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna tilldela vistelsestipendier och eventuellt betala ut stipendiebeloppen. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Vid arvodering

För att betala ut stipendier, arvode eller dylikt registreras eller kan komma att registreras personuppgifter som:

·         Namn

·         Födelsedatum

·         Kontaktuppgifter

·         Folkbokföringsuppgifter

·         Ackumulerad inkomst innehållen preliminärskatt

·         Kontouppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser enligt lag eller avtal. Vi förbehåller oss rätten att skicka ut lönespecifikationerna via e-post.

Komplettering/uppdatering

I syfte att upprätthålla en god registervård kan ÖFÖC behöva komplettera eller uppdatera personuppgifterna med ytterligare information, så som uppgifter om fullständigt för- och efternamn, adress och ytterligare telefonnummer.

Ändamål med behandlingen

Syftet med ÖFÖC:s behandling av personuppgifter är att fullgöra ÖFÖC:s åtaganden gentemot författare och översättare som söker vistelse på ÖFÖC, eller på ett annat sätt kommer i kontakt med ÖFÖC för att utföra ett uppdrag åt och/eller i samarbete med ÖFÖC.

ÖFÖC vill kunna databehandla och sammanställa personuppgifter för kontakt, information, insamling av statistiska uppgifter och logistik, i syfte att tillvarata författarnas och översättarnas intressen enligt centrets stadgar.

Användning av samlade informationen för statistiska ändamål

·         ÖFÖC vill också kunna använda informationen om författare och översättare för statistiska ändamål. När uppgifter används för statistiska ändamål anonymiseras uppgifterna och din identitet kan inte utläsas. Samtliga uppgiftslämnare kan begära att ÖFÖC så långt är möjligt behandlar uppgifterna konfidentiellt och således inte lämnar ut dessa till tredje man.

Rätt till information och rätt att inge klagomål

Du har rätt att på begäran få:

·         Tillgång till och information om dina personuppgifter (registerutdrag)

·         Rättelse av felaktiga personuppgifter

·         Få dina uppgifter raderade när personuppgifterna inte längre behövs

·         Invända mot behandling av personuppgifter. Vänligen kontakta i sådant fall ÖFÖC på angiven adress nedan

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig personuppgiftslagstiftning.
Om någon uppgift i registren är felaktig rättas uppgiften omgående efter det att ÖFÖC uppmärksammats på felet.

Gallring och arkivering

Personuppgifter gallras löpande i enlighet med våra arkiveringsrutiner och kan komma att sparas för arkivändamål av vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.

Ändring av denna Integritetspolicy

ÖFÖC kan komma att från tid till annan göra ändringar i denna Integritetspolicy. Den senaste versionen av Integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på ÖFÖC:s hemsida.

Kontaktuppgifter

Östersjöns författar- och översättarcentrum
Organisationsnummer: 834001-6776
Uddens gränd 3
621 56 Visby

Tel: 0498-218385
E-post:  baltic.centre@gotlandica.se
Hemsida: www.bcwt.org

 

(1) Europaparlamentets och Rådets Förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).